E-Rechnungspflicht 2027: Regeln, Ausnahmen und steuerliche Risiken

Die E-Rechnungspflicht 2027 beendet für umsatzstärkere Unternehmen die allgemeine Übergangsfrist. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, muss ab dem 1. Januar 2027 für seine inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Für Onlinehändler ist dabei nicht nur der Verkauf an Geschäftskunden relevant: Auch Plattformgebühren, Logistik, Werbung und Software führen zu eigenen B2B-Rechnungsbeziehungen.

E-Rechnungspflicht 2027: Die 800.000-Euro-Grenze entscheidet

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorherigen Kalenderjahr. Für den Stichtag 1. Januar 2027 kommt es deshalb auf den Umsatz des Jahres 2026 an. Liegt er über 800.000 Euro, dürfen für betroffene Umsätze grundsätzlich keine Papierrechnungen oder einfachen PDF-Rechnungen mehr eingesetzt werden. Bei genau 800.000 Euro oder weniger bleibt die Übergangsregel bis zum 31. Dezember 2027 bestehen.

Bis Ende 2026 können alle Rechnungsaussteller weiterhin Papier verwenden. Ein einfaches PDF ist während dieser Übergangszeit ebenfalls zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein solches PDF jedoch nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten und elektronisch verarbeitet werden können.

Die aktuellen Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung nennen XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als gebräuchliche Formate. Bei ZUGFeRD erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC-WL die umsatzsteuerlichen Anforderungen nicht.

Ab 2028 gilt die Pflicht nicht ausnahmslos für jedes Unternehmen

Die verkürzte Aussage, ab 2028 seien ausnahmslos alle Unternehmen verpflichtet, führt in die Irre. Die Regeln betreffen grundsätzlich Leistungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht darunter. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro, Fahrausweise, zahlreiche steuerfreie Umsätze und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG.

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind nach aktueller Rechtslage aber von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Auch eine ausländische Gesellschaft wird nicht allein durch ihre deutsche Umsatzsteuerregistrierung zu einem im Inland ansässigen Unternehmer. Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten müssen Händler deshalb zunächst klären, wer die Leistung rechtlich erbringt und welche Gesellschaft die Rechnung ausstellt.

Eine Einordnung der B2B-Rechnungsbeziehungen im Marktplatzgeschäft zeigt, warum selbst reine B2C-Händler betroffen sein können. Gebührenabrechnungen von Plattformen, Fulfillment-Rechnungen, Wareneinkäufe und Software-Abonnements sind getrennte Geschäftsvorgänge. Der Verkauf an einen Verbraucher bleibt dagegen außerhalb der B2B-E-Rechnungspflicht.

E-Rechnungspflicht 2027 und Vorsteuerabzug

Nach dem Ende der jeweils anwendbaren Übergangsfrist ist eine Papier- oder PDF-Rechnung bei einem verpflichtenden E-Rechnungsfall grundsätzlich keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Der Empfänger sollte dann eine Berichtigung in Form einer E-Rechnung verlangen. Das gilt auch für spätere Rechnungskorrekturen, sofern zu diesem Zeitpunkt eine E-Rechnung vorgeschrieben ist.

Der Vorsteuerabzug geht bei einem Formfehler allerdings nicht automatisch endgültig verloren. Nach der Verwaltungsauffassung kann der Empfänger die materiellen Voraussetzungen durch objektive Nachweise belegen. Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung können diese Voraussetzungen regelmäßig erfüllt sein. Darauf sollten Unternehmen ihre Prozesse aber nicht aufbauen: Eine berichtigte E-Rechnung bleibt der rechtssichere Weg.

Während der Übergangsfrist ist die Lage einfacher. Solange eine sonstige Rechnung gesetzlich zulässig ist, kann sie weiterhin eine ordnungsgemäße Grundlage für den Vorsteuerabzug bilden. Eine pauschale Warnung, bereits jetzt sei Vorsteuer nur mit E-Rechnung möglich, ist daher falsch.

Originaldatei statt Ausdruck: Was bei der Archivierung zählt

E-Rechnungen sind umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren. Mindestens der strukturierte Datenteil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten und für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck oder eine aus der XML-Datei erzeugte Bildschirmansicht ersetzt die Originaldatei nicht.

Bei einer hybriden ZUGFeRD-Rechnung ist der strukturierte Teil führend. Der sichtbare PDF-Teil muss zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante zusätzliche oder abweichende Informationen enthält. Für den übrigen Buchführungsprozess bleiben die GoBD mit Anforderungen an Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Zugriffsschutz und Verfahrensdokumentation wichtig.

Allerdings ist auch hier eine Differenzierung nötig: Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums stellt allein die Speicherung außerhalb eines ausdrücklich GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig noch keinen Verstoß gegen die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsvorschrift dar. Entscheidend sind Originalformat, Unversehrtheit, Lesbarkeit und die weiteren steuerlichen Aufzeichnungspflichten.

Validierung hilft, ersetzt aber keine Rechnungsprüfung

Ein Validator kann feststellen, ob eine Datei das vorgesehene Format und bestimmte Geschäftsregeln einhält. Eine solche Prüfung ist sinnvoll, aber keine eigenständige gesetzliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Außerdem erkennt ein technisch erfolgreicher Test nicht zwangsläufig einen falschen Steuersatz, eine unzutreffende Leistung oder eine manipulierte Bankverbindung.

Unternehmen brauchen deshalb einen kombinierten Prozess: technische Prüfung, Abgleich mit Bestellung und Leistung, Kontrolle des Geschäftspartners, Freigabe und unveränderte Ablage. Für Onlinehändler gehören auch Gutschriften, Retouren, Teil- und Schlussrechnungen sowie Rechnungen aus unterschiedlichen Shop-, ERP- und Marktplatzsystemen in die Testfälle. Einen älteren Überblick zu Formaten und Übergangsregeln ergänzt dieses Update um den Rechtsstand und die Praxisprobleme des Jahres 2026.

Handwerk fordert Verschiebung, geltendes Recht bleibt unverändert

Dass die E-Rechnungspflicht 2027 operativ noch nicht überall vorbereitet ist, zeigt eine ZDH-Umfrage vom Frühjahr 2026. Unter 1.926 teilnehmenden Handwerksbetrieben stellte rund ein Drittel bereits E-Rechnungen aus. Rund die Hälfte der Betriebe, die noch keine E-Rechnungen versandten, wollte die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027 planen. Nur rund ein Drittel gab an, ein GoBD-konformes Archivsystem zu nutzen.

Die Befragung ist auf teilnehmende Handwerksbetriebe begrenzt und keine repräsentative Bestandsaufnahme der gesamten deutschen Wirtschaft. Sie dokumentiert dennoch konkrete Probleme: nicht validierbare Dateien, uneinheitlich genutzte Datenfelder und Abweichungen zwischen XML- und PDF-Teil.

Handwerksorganisationen verlangen deshalb, den Stichtag für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz auf 2028 zu verschieben. Bislang handelt es sich um eine politische Forderung. Eine beschlossene Änderung der geltenden Frist liegt mit Stand 9. September 2026 nicht vor. Unternehmen sollten ihre Planung daher weiter auf den 1. Januar 2027 ausrichten.

Was Händler noch vor dem Jahreswechsel testen sollten

Die Auswahl einer Software allein erledigt die E-Rechnungspflicht 2027 nicht. Händler sollten zunächst ihre Rechnungsbeziehungen nach B2B, B2C, Inland, Ausland und öffentlichem Auftraggeber trennen. Danach ist zu prüfen, ob alle beteiligten Systeme zulässige Formate erzeugen, empfangen, anzeigen, berichtigen und im Original archivieren können.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Stammdaten und Zuständigkeiten: Wer erkennt Geschäftskunden, welche Empfängeradresse wird verwendet, wer bearbeitet Fehlermeldungen und wie wird eine Rechnung bei Abweichungen gesperrt? Für den B2B-Verkehr ist grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich. Auch schreibt das Gesetz keinen bestimmten Übermittlungsweg und keinen bestimmten Softwareanbieter vor. Ein E-Mail-Postfach kann für den Empfang genügen; bei hohen Belegmengen dürfte das ohne klare Prozesse allerdings schnell zum digitalen Aktenstapel werden.

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