Bei der E-Rechnung klaffen Wunsch und Wirklichkeit auseinander

Viele deutsche Unternehmen halten ihre Rechnungsprozesse für digitalisiert. Die E-Rechnung 2027 zeigt jedoch, wie trügerisch dieses Selbstbild sein kann: Laut einer neuen Quadient-Studie erfüllen erst 6 Prozent der befragten Unternehmen nach eigenen Angaben die gesetzlichen Anforderungen. Gleichzeitig glauben 89 Prozent, die kommenden Fristen einhalten zu können. Zwischen Zuversicht und technischer Realität liegt damit eine Lücke, die bis zum nächsten Stichtag kleiner werden muss.

E-Rechnung 2027 wird zum Realitätscheck für die Finanzprozesse

Die E-Rechnung 2027 ist mehr als ein technisches Pflichtprojekt. Sie legt offen, wie weit Anspruch und Wirklichkeit in vielen Finanzabteilungen auseinanderliegen. Nach der von OpinionWay im Auftrag von Quadient durchgeführten Befragung unter 300 deutschen Unternehmen beschreiben rund drei Viertel der Führungskräfte und Fachkräfte aus Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ihre Rechnungsprozesse als digitalisiert. Tatsächlich erfüllen jedoch nur 6 Prozent nach eigener Einschätzung die Anforderungen an die elektronische Rechnung.

Dieser Widerspruch ist brisant, weil die gesetzlichen Fristen näher rücken. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Ein Jahr später folgt die Pflicht auch für Betriebe unterhalb dieser Schwelle. Die reine Empfangsfähigkeit reicht dann nicht mehr aus. Entscheidend ist, ob Unternehmen strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten erzeugen, übertragen, empfangen und verarbeiten können.

PDF ist digital, aber keine E-Rechnung

Ein Kernproblem liegt im Begriff „digital“. Viele Unternehmen setzen offenbar digital mit papierlos gleich. Aus Sicht der E-Rechnung 2027 ist das zu kurz gedacht. Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung mag modern wirken, erfüllt aber nicht automatisch die gesetzlichen Anforderungen. Auch Papier bleibt trotz etablierter Abläufe ein Auslaufmodell im B2B-Rechnungsverkehr.

Laut Studie hat eine Mehrheit von 56 Prozent bislang kein gesetzeskonformes Rechnungsformat eingeführt. Rund 48 Prozent versenden einige oder alle Rechnungen weiterhin in Papierform. Bei mehr als zwei Dritteln kommt außerdem PDF zum Einsatz. Beide Varianten sind für die künftige Pflicht nicht ausreichend, sofern sie nicht den Anforderungen an strukturierte elektronische Formate entsprechen.

Gesetzeskonform sind nur maschinenlesbare Formate auf Basis strukturierter Daten. Dazu zählen insbesondere XRechnung, ZUGFeRD oder EDI, sofern die europäische Norm EN 16931 erfüllt wird. Damit verschiebt sich die Diskussion von der Frage, ob eine Rechnung elektronisch übermittelt wird, zur Frage, ob sie automatisiert verarbeitet werden kann.

Hohe Zuversicht trifft auf niedrige Umsetzungsquote

Auffällig ist die hohe Selbstsicherheit der befragten Unternehmen. 89 Prozent gehen davon aus, die gesetzlichen Fristen einhalten zu können. Gleichzeitig zeigen die Zahlen, dass ein erheblicher Teil noch nicht über die nötigen Formate, Systeme oder Prozesse verfügt. Das ist kein kleiner Schönheitsfehler, sondern ein Hinweis auf ein verbreitetes Missverständnis: Wer Rechnungen digital ablegt oder als PDF verschickt, hat die E-Rechnung noch nicht umgesetzt.

Quadient-Manager Oliver Rauschil verweist in diesem Zusammenhang auf die Notwendigkeit, Prozesse, Systeme und Partner kritisch zu prüfen. Der Hinweis ist nicht überraschend, da Quadient selbst Automatisierungslösungen anbietet. Inhaltlich bleibt der Punkt dennoch relevant: Unternehmen müssen klären, ob ihre bestehenden Systeme skalierbar, revisionssicher und formatkonform arbeiten. Ein ERP-System allein löst das Problem nicht automatisch.

Unternehmen setzen auf eine Null-Risiko-Strategie

Bei der technischen Umsetzung zeigt sich ein vorsichtiger Ansatz. 71 Prozent der befragten Betriebe planen, die E-Rechnung entweder vollständig über das ERP-System oder in Kombination mit einer spezialisierten Plattform umzusetzen. Dahinter steht eine nachvollziehbare Null-Risiko-Strategie: Bestehende Systeme sollen weiter genutzt, hohe Wechselkosten vermieden und die Stabilität der Finanzprozesse nicht gefährdet werden.

Besonders häufig ist der hybride Ansatz. 39 Prozent wollen ERP und zusätzliche E-Rechnungsplattform kombinieren. Das kann vor allem dort sinnvoll sein, wo ältere ERP-Versionen im Einsatz sind oder die XML-Fähigkeit begrenzt ist. Eine Plattform kann dann Formate übersetzen, gesetzliche Änderungen abbilden und unterschiedliche Übertragungswege unterstützen.

Knapp ein Drittel setzt dagegen vollständig auf die aktuelle ERP-Software. Diese Unternehmen gehen davon aus, dass ihre IT bereits gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen kann. Ob diese Einschätzung in jedem Fall belastbar ist, dürfte sich erst in der praktischen Umsetzung zeigen. Denn die technische Erzeugung einer XML-Datei ist nur ein Teil des Prozesses. Entscheidend sind auch Validierung, Archivierung, Fehlerbehandlung, Schnittstellen und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern.

Kleine Unternehmen sind besonders unentschlossen

15 Prozent der Befragten haben sich noch nicht entschieden, wie sie die E-Rechnung umsetzen wollen. Bei Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz liegt dieser Anteil laut Studie sogar bei 47 Prozent. Das ist nachvollziehbar, aber riskant. Zwar greift die Versandpflicht für kleinere Betriebe erst später, doch die Umstellung betrifft nicht nur Software, sondern auch Arbeitsabläufe, Stammdaten, Verantwortlichkeiten und interne Kontrollen.

Gerade kleinere Unternehmen könnten die E-Rechnung 2027 unterschätzen, wenn sie das Thema als reines IT-Update behandeln. Wer erst kurz vor Ablauf der Übergangsfrist beginnt, riskiert Engpässe bei Dienstleistern, fehlende Tests mit Geschäftspartnern und ungeklärte Zuständigkeiten im Rechnungsprozess.

Wer umstellt, erwartet mehr als Compliance

Die Studie zeigt zugleich, dass die E-Rechnung nicht nur als Pflicht wahrgenommen wird. Unternehmen, die sich bereits intensiver mit E-Invoicing beschäftigt und Vorgaben umgesetzt haben, berichten von messbaren Vorteilen. 74 Prozent dieser Gruppe konnten nach eigenen Angaben bereits Zeit oder Kosten einsparen.

54 Prozent sehen Vorteile bei Gesamtproduktivität, Mobile Working oder beiden Aspekten. 48 Prozent berichten von Kosteneinsparungen. Bei 34 Prozent verkürzte sich die Forderungslaufzeit durch schnellere Rechnungszustellung. Jeder dritte Betrieb nennt zudem weniger Fehler in den Abläufen. Diese Zahlen zeigen: Die E-Rechnung kann Finanzprozesse tatsächlich verbessern, wenn sie nicht als lästige Pflicht, sondern als Prozessprojekt verstanden wird.

Der kritische Punkt liegt nicht im Format, sondern im Prozess

Die E-Rechnung 2027 wird für viele Unternehmen zum Testfall für die Qualität ihrer Finanzorganisation. Wer heute noch Papier, PDF und manuelle Zwischenschritte mischt, muss nicht nur ein neues Rechnungsformat einführen. Er muss prüfen, ob Stammdaten stimmen, Freigabeprozesse sauber dokumentiert sind, Schnittstellen funktionieren und Ausnahmen kontrolliert werden.

Die eigentliche Schwachstelle ist damit nicht die fehlende XML-Datei. Sie liegt in einem Selbstbild, das Digitalisierung bereits dort vermutet, wo Prozesse nur oberflächlich entmaterialisiert wurden. Die E-Rechnung macht diesen Unterschied sichtbar. Spätestens 2027 dürfte klar werden, welche Unternehmen ihre Rechnungsprozesse wirklich modernisiert haben und welche nur den Papierstapel durch einen PDF-Ordner ersetzt haben.

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