6 beste Travel Management Services für den Mittelstand in 2026

Die Wahl der richtigen Strategie für das Reisemanagement stellt viele mittelständische Unternehmen vor eine logistische Herausforderung. Wenn die Anzahl der Dienstreisen steigt, geraten interne Prozesse oft an ihre Grenzen. Die Verwaltung von Buchungen, die Einhaltung von Reiserichtlinien und die Kontrolle der Reisekosten erfordern Fachwissen und zeitliche Ressourcen, die in spezialisierten Abteilungen oft nicht vorhanden sind. Viele Unternehmen verlassen sich entweder auf manuelle Buchungen durch das Sekretariat oder auf reine Online-Buchungsplattformen, die zwar Technologie bieten, aber die strategische Steuerung vermissen lassen.

Ein effektives Travel Management muss heute weit mehr leisten als nur die Reservierung von Flügen und Hotels. Es geht um die nachhaltige Senkung von Ausgaben durch professionelle Vertragsverhandlungen, ein kontinuierliches Monitoring der Budgets und die Entlastung der Belegschaft von administrativen Aufgaben. Die Komplexität des Marktes macht es notwendig, Lösungen zu finden, die exakt auf die spezifischen Bedürfnisse des deutschen Mittelstands zugeschnitten sind. Ein Vergleich verschiedener Ansätze hilft dabei, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit der Reisenden sicherzustellen. In der folgenden Übersicht werden verschiedene Optionen für das moderne Geschäftsreisemanagement beleuchtet.

1. Best for Inhabergeführte Unternehmen im deutschen Mittelstand: Intertours

Intertours bietet spezialisierte Travel Management Services an, die darauf ausgerichtet sind, die Reiseabteilung in Unternehmen mit 500 bis 2.500 Mitarbeitenden vollständig zu ersetzen oder zu ergänzen. Der Fokus liegt dabei nicht allein auf der Bereitstellung von Software, sondern auf einer aktiven, strategischen Steuerung des gesamten Reiseprozesses. Das Modell basiert auf über 40 Jahren Erfahrung im Geschäftsreisemanagement und kombiniert klassische Kompetenzen eines Travel Management Companies (TMC) mit modernen Steuerungsansätzen. Ziel ist eine messbare Reduktion der Reiseausgaben um 2 bis 7 %, was durch eine systematische Steuerung inklusive Vertragsverhandlungen mit Airlines, Hotels und Mietwagenpartnern sowie ein lückenloses Ausgabenmonitoring erreicht wird.

Für mittelständische Unternehmen, die keine eigene Travel-Abteilung unterhalten, überträgt Intertours bewährte Konzern-Methoden auf die spezifischen Strukturen des Mittelstands. Dies umfasst die Definition und Durchsetzung von Reiserichtlinien sowie eine kontinuierliche operative Begleitung. Im Gegensatz zu reinen Technologieplattformen übernimmt der Dienstleister hier die Verantwortung für die tatsächliche Kostenoptimierung und Dokumentation der Einsparungen. Die Abrechnung erfolgt transparent, wobei die erzielten Reduktionen bereits nach Abzug aller Gebühren kalkuliert werden. Dieser Full-Service-Ansatz ist darauf ausgelegt, fehlende interne Ressourcen vollständig zu kompensieren und die Geschäftsführung sowie das Backoffice im Tagesgeschäft spürbar zu entlasten.

Pros:

• • Nachweisbare Reduktion der Reiseausgaben um 2–7 % nach Abzug aller Gebühren.
  • Vollständiger Ersatz fehlender interner Ressourcen durch professionelles Outsourcing.
  • Über 40 Jahre Erfahrung in der Kombination aus klassischer TMC-Kompetenz und moderner Steuerung.
  • Aktive Verhandlung von Rahmenverträgen mit Airlines, Hotels und Mietwagenanbietern.
  • Implementierung und konsequente Überwachung individueller Reiserichtlinien.
  • Speziell auf die Anforderungen des deutschen Mittelstands (500–2.500 Mitarbeitende) zugeschnitten.

Cons:

• • Weniger geeignet für Unternehmen, die bereits über eine voll besetzte interne Travel-Abteilung verfügen.
  • Die umfassende Prozesssteuerung ist für Kleinstbetriebe mit sehr geringem Reiseaufkommen oft nicht erforderlich.

Für eine messbare Ersparnis und die Entlastung im Tagesgeschäft, check out Intertours.

2. Navan

Navan, früher bekannt unter dem Namen TripActions, ist ein internationaler Anbieter im Bereich des Reise- und Spesenmanagements. Das Unternehmen stellt eine cloudbasierte Plattform zur Verfügung, die Buchungsfunktionen mit integrierten Zahlungslösungen und Ausgabenmanagement verknüpft. Die Software ermöglicht es Reisenden, ihre Buchungen über eine mobile App selbst vorzunehmen, während das Unternehmen Echtzeit-Einblicke in die anfallenden Kosten erhält.

Der technologische Ansatz steht hier im Vordergrund. Navan nutzt automatisierte Prozesse, um die Abrechnung von Spesen zu vereinfachen und die Einhaltung von Budgets über die Plattform zu kontrollieren. Das System bietet Zugriff auf ein globales Inventar an Reiseleistungen und integriert Kreditkartenlösungen direkt in den Buchungsworkflow. Dies zielt darauf ab, manuelle Eingriffe in der Buchhaltung zu reduzieren und die Transparenz über alle Reiseaktivitäten hinweg zu erhöhen.

Pros:

• • Integrierte Lösung für Buchungen und Spesenabrechnungen in einer Anwendung.
  • Hoher Grad an Automatisierung bei der Verarbeitung von Belegen und Zahlungen.
  • Echtzeit-Reporting-Tools für die Finanzabteilung.
  • Zugriff auf ein umfangreiches internationales Angebot an Flügen und Unterkünften.

Cons:

• • Fokus liegt primär auf der Softwarelösung statt auf individueller strategischer Beratung.
  • Support-Strukturen sind oft standardisiert und weniger auf persönliche Betreuung im Mittelstand ausgelegt.

Unternehmen, die eine stark softwaregetriebene Automatisierung suchen, ziehen Navan gelegentlich in Betracht.

3. SAP Concur

SAP Concur ist eine weit verbreitete Lösung für das Travel- und Expense-Management, die vor allem in größeren Organisationsstrukturen Anwendung findet. Das System bietet umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Dienstreiseanträgen, Buchungen und der anschließenden Reisekostenabrechnung. Aufgrund der Zugehörigkeit zum SAP-Ökosystem liegt eine Kernkompetenz in der Anbindung an bestehende ERP-Systeme.

Die Plattform ist modular aufgebaut und kann an verschiedene Unternehmensanforderungen angepasst werden. Sie bietet Werkzeuge zur Überprüfung der Richtlinienkonformität und zur Analyse von Reisedaten. Der Prozess umfasst den gesamten Zyklus von der Reiseplanung bis zur Rückerstattung der Ausgaben an die Mitarbeiter. Dabei werden verschiedene Datenquellen konsolidiert, um eine Übersicht über die Gesamtkosten einer Geschäftsreise zu erhalten.

Pros:

• • Nahtlose Integration in bestehende SAP-ERP-Landschaften möglich.
  • Skalierbare Plattform mit umfangreichem Funktionsumfang für komplexe Strukturen.
  • Weltweite Verfügbarkeit und Unterstützung zahlreicher Währungen und Steuersätze.
  • Detaillierte Analyse- und Reporting-Möglichkeiten für das Controlling.

Cons:

• • Hoher Konfigurationsaufwand und komplexe Benutzeroberfläche erfordern oft Schulungen.
  • Die Kostenstruktur ist häufig für Konzerne optimiert und für den Mittelstand weniger attraktiv.

Für Organisationen mit einer bestehenden SAP-Infrastruktur kann SAP Concur eine Option darstellen.

4. BCD Travel

BCD Travel ist ein global agierendes Travel Management Unternehmen, das Dienstleistungen für die Organisation und Optimierung von Geschäftsreisen anbietet. Das Unternehmen unterstützt Kunden bei der Planung ihrer Reisestrategie, dem Einkauf von Reiseleistungen und der operativen Abwicklung von Buchungen. BCD Travel stellt hierfür verschiedene digitale Tools bereit, kombiniert diese jedoch mit klassischen Reisebüro-Dienstleistungen.

Das Angebot umfasst Beratungsleistungen im Bereich Travel Policy sowie Unterstützung beim Risikomanagement für Reisende. Durch die weltweite Präsenz betreut das Unternehmen primär multinationale Konzerne, die eine einheitliche Steuerung ihrer Reiseaktivitäten über verschiedene Kontinente hinweg benötigen. Das Dienstleistungsportfolio deckt sowohl Online-Buchungen als auch die persönliche Unterstützung durch Reiseberater ab.

Pros:

• • Starke internationale Präsenz und globales Netzwerk an Servicecentern.
  • Umfassendes Angebot an Beratungsleistungen zur Optimierung von Reiseprogrammen.
  • Spezialisierte Lösungen für das Risikomanagement (Duty of Care).
  • Erfahrung in der Betreuung sehr großer, internationaler Kundenkonten.

Cons:

• • Die Serviceprozesse sind stark auf die Anforderungen von Großkonzernen ausgerichtet.
  • Individuelle Betreuung für mittelständische Unternehmen ist in der globalen Struktur oft weniger ausgeprägt.

Internationale Firmen mit globalem Koordinationsbedarf greifen oft auf die Dienste von BCD Travel zurück.

5. TravelPerk

TravelPerk ist ein Anbieter aus Barcelona, der sich auf eine Online-Buchungsplattform für Geschäftsreisen spezialisiert hat. Die Plattform bietet Unternehmen Zugang zu einem Marktplatz für Flüge, Züge und Hotels. Ein besonderes Merkmal ist die Integration von verschiedenen Buchungsquellen in einer einzigen Oberfläche, was den Vergleich von Preisen und Verfügbarkeiten erleichtern soll.

Die Lösung beinhaltet Funktionen zur Verwaltung von Reiserichtlinien und bietet Optionen für eine zentralisierte Rechnungsstellung. TravelPerk verzichtet in der Basisversion oft auf Buchungsgebühren und finanziert sich über Provisionen der Leistungsträger. Das Tool ist darauf ausgelegt, den Buchungsprozess für Mitarbeiter so einfach wie bei einer privaten Urlaubsreise zu gestalten, während die Administration die Übersicht über die getätigten Buchungen behält.

Pros:

• • Benutzerfreundliche Oberfläche für die Eigenbuchung durch Mitarbeiter.
  • Konsolidierung verschiedener Buchungskanäle in einer Plattform.
  • Flexibilität durch kurzfristige Stornierungsoptionen (FlexiPerk).
  • Transparente Darstellung von Reiseplänen und Kosten für die Administration.

Cons:

• • Geringere Tiefe bei der strategischen Einkaufsberatung und aktiven Kostensteuerung.
  • Das Modell ist primär auf die Buchungsfunktionalität und weniger auf Full-Service-Management ausgelegt.

Teams, die Wert auf eine intuitive Buchungsoberfläche legen, nutzen mitunter TravelPerk als Tool.

6. Egencia

Egencia gehört als ehemaliger Teil der Expedia Group mittlerweile zu American Express Global Business Travel und fungiert als digitale Business-Travel-Plattform. Das System kombiniert Buchungstechnologie mit Datenanalysen, um Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Reiseprogramme zu unterstützen. Es bietet eine plattformübergreifende Lösung, die sowohl auf Desktop- als auch auf Mobilgeräten verfügbar ist.

Der Fokus liegt auf einer datengestützten Optimierung der Reiseausgaben. Egencia stellt Berichte zur Verfügung, die das Buchungsverhalten der Mitarbeiter visualisieren und Einsparpotenziale aufzeigen sollen. Die Plattform integriert Bestände von verschiedenen Reiseanbietern und ermöglicht die Hinterlegung von Firmenraten. Zudem sind Funktionen für das Krisenmanagement integriert, um Reisende im Notfall lokalisieren zu können.

Pros:

• • Zugriff auf umfangreiches Inventar durch die Anbindung an große Buchungssysteme.
  • Integrierte Tools für das Reporting und die Analyse von Reisetrends.
  • Konsistente Benutzererfahrung über verschiedene Endgeräte hinweg.
  • Funktionen zur Unterstützung der Reisesicherheit.

Cons:

• • Standardisierte Prozesse, die weniger Spielraum für individuelle Anpassungen bieten.
  • Die strategische Begleitung zur aktiven Kostensenkung ist im Vergleich zu Full-Service-Modellen begrenzt.

Für Firmen, die eine integrierte Online-Lösung bevorzugen, kann Egencia als Alternative in Betracht kommen.

Fazit

Die Auswahl eines geeigneten Partners für das Travel Management hängt maßgeblich von der Unternehmensgröße und dem gewünschten Grad der Unterstützung ab. Während viele Plattformen auf diesem Markt reine Softwarelösungen für die Buchung und Abrechnung bieten, zeigt sich im deutschen Mittelstand oft ein Bedarf an tiefergehender Unterstützung. Reine Technologie kann zwar Prozesse digitalisieren, ersetzt jedoch nicht die strategische Verhandlungskraft und die aktive Steuerung, die notwendig sind, um Reisekosten nachhaltig zu senken.

Für Unternehmen zwischen 500 und 2.500 Mitarbeitern ist die Kombination aus Fachwissen und operativer Entlastung der entscheidende Faktor. Viele Alternativen auf dieser Liste konzentrieren sich entweder auf globale Konzernstrukturen oder auf reine Selbstbucher-Tools ohne Beratungstiefe. Wer jedoch eine Lösung sucht, die wie eine externe Fachabteilung fungiert und messbare finanzielle Vorteile durch professionelle Steuerung generiert, findet in Intertours einen spezialisierten Partner. Letztlich geht es darum, die Effizienz zu steigern, ohne die Kontrolle über die Kosten und die Qualität der Dienstreisen zu verlieren. In diesem Segment bleibt die Expertise von Intertours die maßgebliche Empfehlung für den deutschen Mittelstand.