Umsatzsteuer im Online-Handel: Wenn neue Märkte und Lager die Steuerlogik verändern

Ein Online-Shop verkauft zunächst ausschließlich aus Deutschland an deutsche Kunden. Dann kommen Bestellungen aus anderen EU-Ländern hinzu, ein Marktplatz eröffnet zusätzliche Absatzwege und schließlich übernimmt ein Fulfillment-Dienstleister die Lagerung im Ausland. Für Händler wirkt das wie eine schrittweise Erweiterung desselben Geschäfts. Umsatzsteuerlich entstehen jedoch unterschiedliche Sachverhalte: Der Lieferort kann sich ändern, ein Lagerstandort kann lokale Pflichten auslösen und mehrere Verkaufskanäle erschweren den Überblick über die Zahlen. Entscheidend ist deshalb, bei jeder Erweiterung zu prüfen, welche Regel für welche Warenbewegung gilt.

Wenn aus einem deutschen Shop ein EU-Geschäft wird

Bei Lieferungen an Privatkunden in anderen EU-Mitgliedstaaten ist die sogenannte 10.000-Euro-Schwelle ein wichtiger Ausgangspunkt. Sie betrifft bestimmte grenzüberschreitende B2C-Umsätze und wird nicht für jedes Zielland einzeln berechnet: Maßgeblich ist sowohl im laufenden als auch im vorangegangenen Kalenderjahr der Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichen Fernverkäufen und bestimmten grenzüberschreitenden B2C-Leistungen nach § 3a Abs. 5 UStG. Wer beispielsweise nach Frankreich und Italien liefert, betrachtet diese Verkäufe für die Schwellenprüfung gemeinsam. Die Regelung des § 3c Umsatzsteuergesetz bestimmt, unter welchen Voraussetzungen sich der Ort eines innergemeinschaftlichen Fernverkaufs in das Land verlagert, in dem die Beförderung oder Versendung endet.

Wird die Schwelle überschritten, ist für die betroffenen Verkäufe grundsätzlich die Umsatzsteuer des jeweiligen Bestimmungslandes relevant. Ein Händler muss dann seine Bestellungen nach Zielländern unterscheiden, statt sämtliche EU-Verkäufe mit demselben deutschen Steuersatz zu behandeln. Zur Prüfung gehört auch die Frage, aus welchem Land die Ware versandt wird und ob der Käufer tatsächlich Privatkunde ist. GUHR Steuerberatung bietet unter guhr-steuerberatung.de Informationen zu Steuerberatung und digitaler Finanzbuchhaltung. Gerade bei mehreren Absatzländern zeigt sich, warum die steuerliche Einordnung vor der bloßen Übernahme eines Steuersatzes in Shop oder Marktplatz stehen sollte.

Das OSS-Verfahren bündelt Meldungen – aber nicht jede Pflicht

Für geeignete grenzüberschreitende Verkäufe an Endkunden bietet der One-Stop-Shop, kurz OSS, einen zentralen Meldeweg. Unternehmen können sich für die EU-Regelung beim Bundeszentralamt für Steuern über das BZStOnline-Portal anmelden. Statt die darüber erfassten Umsätze allein wegen der Verkäufe in jedem Zielland einzeln zu melden, erklären sie diese quartalsweise über das Verfahren. Die entsprechenden Steuerbeträge werden anschließend den betroffenen Mitgliedstaaten zugeordnet. Rechtsgrundlage für die deutsche EU-Regelung ist § 18j Umsatzsteuergesetz.

Für Händler ist die Trennung zwischen Besteuerung und Meldung wichtig: OSS schafft keinen einheitlichen EU-Steuersatz. In der Meldung müssen die erfassten Umsätze weiterhin nach Bestimmungsland und dem dort anzuwendenden Steuersatz aufgeschlüsselt werden. Ebenso wenig wird jede Transaktion eines Unternehmens automatisch zum OSS-Umsatz. Verkäufe innerhalb eines Landes, Warenbewegungen zwischen eigenen Lagerorten und andere Geschäftsvorfälle sind gesondert einzuordnen. Eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist für die Teilnahme am deutschen EU-OSS-Verfahren erforderlich. Wer das Verfahren nutzt, benötigt daher sowohl eine passende Registrierung als auch Transaktionsdaten, aus denen sich die Meldung zuverlässig erstellen lässt.

Praktisch beginnt die Arbeit schon vor dem Quartalsabschluss. Das Shopsystem muss das Zielland einer Bestellung erfassen; Korrekturen und Rückgaben müssen dem ursprünglichen Umsatz zugeordnet werden können. Andernfalls mag zwar ein Gesamtbetrag vorliegen, für die Aufteilung nach Ländern und Steuersätzen fehlen aber die notwendigen Informationen. OSS vereinfacht damit den Meldeweg für bestimmte Umsätze, nicht die Prüfung der einzelnen Verkäufe.

Anzeige

Warenlager im Ausland verschiebt die Prüfung auf den Lagerstandort

Anders sieht die Lage aus, wenn Waren vor dem Verkauf in einem anderen EU-Staat gelagert werden. Bei Fulfillment-Modellen wie Amazon FBA oder PAN-EU können Bestände in mehrere Länder verteilt werden. Der spätere Verkauf an einen Endkunden ist dann nur ein Teil des umsatzsteuerlichen Bildes. Schon die Verbringung von Ware in ein ausländisches Lager und Lieferungen aus diesem Lager können dort Registrierungs- und Meldepflichten auslösen. Die OSS-Meldung für erfasste Fernverkäufe ersetzt eine erforderliche lokale Registrierung wegen der Lagerung nicht.

Für die Prüfung zählt der tatsächliche Weg der Ware, nicht allein die Anschrift des Händlers oder der Standort seines Shops. Ein Unternehmen kann gleichzeitig aus einem deutschen Lager grenzüberschreitend versenden und Ware für andere Bestellungen in einem ausländischen Lager vorhalten. Diese Vorgänge lassen sich nicht sinnvoll unter einem einzigen Begriff wie „EU-Umsatz“ zusammenfassen. Händler sollten deshalb nachvollziehen können, wann Bestände verlagert wurden, in welchem Land sie lagen und von wo eine konkrete Bestellung ausgeführt wurde. Gerade bei automatisierter Lagerverteilung können sich diese Angaben ändern, ohne dass am sichtbaren Angebot im Shop etwas angepasst wird.

Hinzu kommen Anforderungen der Marktplätze. Die Vorschriften der §§ 22f und 25e des Umsatzsteuergesetzes betreffen die Erfassung steuerlich relevanter Händlerangaben und die Haftung von Betreibern elektronischer Schnittstellen unter bestimmten Voraussetzungen. Fehlen einem Marktplatz die benötigten Angaben oder Nachweise, kann das auch für den Zugang des Händlers zur Plattform praktische Folgen haben. Plattformanforderungen und die eigenen steuerlichen Pflichten sollten dabei getrennt geprüft werden: Ein hinterlegter Nachweis macht eine Warenbewegung nicht automatisch zu einem OSS-Fall, und eine OSS-Teilnahme erledigt nicht sämtliche Pflichten am Lagerstandort.

Mehrere Verkaufskanäle brauchen ein konsistentes Zahlenbild

Selbst wenn die umsatzsteuerliche Behandlung feststeht, müssen die zugrunde liegenden Umsätze in der Buchhaltung wiederzufinden sein. Ein eigener Shop, ein oder mehrere Marktplätze und verschiedene Zahlungsdienste liefern jedoch unterschiedliche Berichte. Der Shop zeigt Bestellungen, die Plattform weist möglicherweise Gebühren und Erstattungen gesondert aus, während der Zahlungsdienst eine Auszahlung nach Abzügen meldet. Eine Auszahlung auf dem Bankkonto entspricht deshalb nicht zwangsläufig dem umsatzsteuerlich relevanten Umsatz der zugrunde liegenden Verkäufe.

Für ein belastbares Zahlenbild müssen Händler Bestellungen, Rechnungen, Stornos, Rückerstattungen, Gebühren und Zahlungseingänge einander zuordnen. Ebenso wichtig ist die Kennzeichnung des Lieferlandes und des Lagerortes, wenn Waren über verschiedene Standorte versandt werden. Ohne diese Unterscheidung kann eine technisch korrekte Übertragung in die Buchhaltung fachlich falsch sortierte Daten lediglich schneller weiterverarbeiten. Bei der Einrichtung von Schnittstellen sollte daher zuerst geklärt werden, welche Informationen aus welchem System stammen und wie Abweichungen erkannt werden.

GUHR Steuerberatung bietet die Anbindung von Shop- und Payment-Systemen wie Shopify, Amazon, PayPal und Stripe über Account One oder Taxdoo an DATEV an. Das Beispiel zeigt, welche Rolle spezialisierte Beratung neben der steuerrechtlichen Einordnung spielen kann: Die Daten aus Shopify, Amazon oder Zahlungsdiensten wie PayPal und Stripe müssen so aufbereitet werden, dass Meldungen und Buchhaltung auf denselben Geschäftsvorfällen beruhen. Eine Schnittstelle nimmt Händlern die fachliche Kontrolle nicht ab. Sie ist dann nützlich, wenn Zuordnungen, Korrekturen und Abstimmungen im laufenden Betrieb nachvollziehbar bleiben.

Drei Veränderungen als Anlass für eine erneute Prüfung

Ein einmal eingerichteter Steuerprozess passt nicht zwangsläufig zum nächsten Entwicklungsschritt eines Handelsgeschäfts. Besonders drei Änderungen sollten Händler zum Anlass nehmen, ihre Umsatzsteuerstruktur und ihre Datenflüsse erneut anzusehen:

• • Neue Absatzländer: Erfassen Sie grenzüberschreitende Verkäufe an Privatkunden gemeinsam für die Schwellenprüfung und prüfen Sie, welches Land für die Besteuerung der jeweiligen Lieferung maßgeblich ist.
  • Neue Lagerorte: Halten Sie fest, wo Waren physisch lagern und zwischen welchen Standorten Bestände bewegt werden. Prüfen Sie Pflichten am Lagerstandort unabhängig von einer OSS-Teilnahme.
  • Neue Plattformen oder Zahlungswege: Stellen Sie sicher, dass Verkaufs- und Zahlungsdaten zusammengeführt werden und die für Marktplätze erforderlichen steuerlichen Angaben zum tatsächlichen Geschäftsmodell passen.

Die drei Prüfpunkte hängen zusammen, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Das Zielland hilft bei der Einordnung eines Verkaufs, der Lagerort erklärt den Warenweg und die konsolidierten Daten bilden die Grundlage für Meldungen und Buchhaltung. Wenn ein Händler sein Geschäft auf weitere Märkte oder Fulfillment-Standorte ausdehnt, sollten diese Ebenen gemeinsam betrachtet werden. So bleibt erkennbar, welche Umsätze über OSS erklärt werden können, wo lokale Pflichten entstehen und ob die Zahlen aus allen Verkaufskanälen dazu passen.