Zollabwicklung: Der Ablauf beim internationalen Versand mit DHL

Unternehmen, die grenzüberschreitend Waren versenden, müssen sich mit der Zollabwicklung auseinandersetzen. Dieser Prozess ist entscheidend, damit Sendungen nicht an der Grenze aufgehalten werden. DHL beschreibt in einem Leitfaden [PDF, englisch] die sechs Schritte, die für eine zügige und reibungslose Zollabwicklung notwendig sind. Im Mittelpunkt steht dabei die korrekte und vollständige Datenübermittlung.

Was versteht man unter Zollabwicklung?

Bei der Zollabwicklung handelt es sich um die rechtlich vorgeschriebene Anmeldung und Prüfung von Waren beim Grenzübertritt. Dabei wird festgestellt, ob die Ein- oder Ausfuhr der Güter den gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Außerdem werden auf dieser Grundlage etwaige Zölle, Einfuhrumsatzsteuer oder andere Abgaben berechnet.

Die Zollabwicklung ist Pflicht – und fehlerhafte Angaben können zu Verzögerungen, Nachfragen oder sogar Rücksendungen führen. Die Verantwortung liegt beim Versender, auch wenn ein Logistikdienstleister wie DHL viele der technischen Abläufe übernimmt.

Die sechs Schritte der Zollabwicklung bei DHL

Schritt 1: Versanddaten übermitteln

Der Zollprozess beginnt, sobald DHL die Versanddaten erhält. Grundlage ist die sogenannte Commercial Invoice oder Proforma Invoice. Dieses Dokument enthält alle relevanten Informationen zur Sendung:

• • Absender- und Empfängerdaten
  • Detaillierte Warenbeschreibung
  • Zolltarifnummern (HS-Codes)
  • Ursprungsland der Waren
  • Rechnungswerte inkl. Währung
  • Gewichte, Stückzahlen, Maßeinheiten
  • Incoterms® sowie deren Ortsangabe
  • ggf. Herkunftsnachweise oder Ausfuhrlizenzen

Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zählen zu den häufigsten Ursachen für Verzögerungen bei der Zollabwicklung.

Schritt 2: Sicherheitsprüfung durch DHL

Bevor die eigentliche Anmeldung erfolgt, prüft DHL die Angaben aus der Rechnung auf Plausibilität und Konformität mit internationalen Vorschriften. Kritische Punkte sind:

• • Unklare oder zu allgemeine Warenbeschreibungen
  • Zu niedrig deklarierter Warenwert
  • Verbotene oder genehmigungspflichtige Waren

Wird beispielsweise der Warenwert zu niedrig angegeben, kann der Zoll eine Nachweispflicht auslösen – oft mit Einbindung des Endkunden.

Schritt 3: Vorbereitung der Zollanmeldung

Anschließend bereitet das Zollteam von DHL auf Basis der vorhandenen Daten die offizielle Anmeldung vor. In manchen Fällen kontaktiert DHL den Versender, um weitere Informationen oder Dokumente zu erhalten. Eine schnelle Reaktion verhindert Zeitverlust im Versandprozess.

Schritt 4: Übermittlung an die Zollbehörde

Sobald die Unterlagen vollständig sind, übermittelt DHL die Ausfuhranmeldung elektronisch an die zuständige Zollstelle. Dies geschieht in der Regel noch vor der physischen Ausreise der Ware aus dem Ursprungsland.

Schritt 5: Warten auf Zollfreigabe

Je nach Land und Warengruppe kann die Zollfreigabe unterschiedlich lange dauern. Manche Sendungen werden automatisiert freigegeben, andere manuell geprüft. DHL stellt dabei Echtzeitinformationen zur Verfügung, sodass Versender jederzeit über den Status informiert sind.

Bereits während der Warentransport läuft, kann DHL parallel die Importvorbereitung im Zielland durchführen – das spart wertvolle Zeit.

Schritt 6: Importfreigabe im Empfängerland

Nach Ankunft der Ware im Zielland erfolgt die finale Prüfung durch die dortige Zollbehörde. Dabei werden erneut alle Angaben kontrolliert. Stimmen die Daten, erfolgt die Freigabe und die Zustellung kann abgeschlossen werden.

DHL stellt sicher, dass die Zollanmeldung auf Basis der im Vorfeld gelieferten Informationen korrekt erfolgt – eine Voraussetzung für reibungslose Abläufe.

Digitale Unterstützung: DHL MyGTS

Um die Zollabwicklung zu vereinfachen, bietet DHL das kostenfreie Portal My Global Trade Services (MyGTS) an. Dieses Tool unterstützt Unternehmen bei der Vorbereitung ihrer Sendungen durch:

• • Vorschläge für passende HS-Codes
  • Kalkulation der zu erwartenden Zölle und Steuern
  • Prüfung länderspezifischer Einfuhranforderungen
  • Verwaltung eines eigenen Produktkatalogs für wiederkehrende Sendungen

MyGTS ist für DHL-Business-Kunden kostenlos nutzbar und ermöglicht eine systematische Vorbereitung – insbesondere für KMU mit wenig Erfahrung im Außenhandel.

Gute Vorbereitung ist entscheidend

Die Zollabwicklung ist ein zentraler Bestandteil im internationalen Versandprozess. Wer bereits vor dem Versand auf vollständige und korrekte Daten achtet, profitiert von einem reibungslosen Ablauf. DHL unterstützt dabei durch strukturierte Prozesse, digitale Tools und transparente Kommunikation mit den Zollbehörden.

Für Unternehmen, die regelmäßig international versenden, ist eine professionelle Herangehensweise an die Zollabwicklung nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit – sondern auch ein Wettbewerbsvorteil.